Bir isim için “araştırıldı” demek, çalışmanın yeniden anlaşılması için yeterli değildir. Hangi yazım kullanıldı, hangi ülke ve sınıflar seçildi, sonuçlar hangi gün görüldü? Bu bilgiler yoksa bir hafta sonra aynı çalışma yeniden yapılabilir veya farklı sonuçlar yanlış yorumlanabilir. Sorgu günlüğü, ön araştırmanın nasıl yürütüldüğünü gösteren basit bir çalışma kaydıdır; tescile uygunluk belgesi değildir.
Araştırmadan önce kapsam satırı açın
Günlüğün başına isim adayını, ürün veya hizmet açıklamasını ve incelemenin amacını yazın. Yeni ad seçimi, mevcut bir dosyanın kontrolü ve ihracat hazırlığı farklı sorular içerir. Hangi konuların bu çalışmaya dahil edilmediğini de belirtin. Örneğin sadece kelime unsurunun tarandığı bir kayıt, logonun da incelendiği izlenimini vermemelidir.
Sonra her sorgu için bir satır oluşturun: tarih, veri tabanı, sorgu ifadesi, seçilen filtreler, dikkat çeken kayıt numaraları ve sonraki kontrol. Tablonun çok ayrıntılı olması gerekmez; başka bir kişinin aynı girdilerle çalışmayı anlaması yeterlidir. Birden fazla kişi çalışıyorsa satırda hazırlayanın adının bulunması soruları doğru kişiye yöneltir.
Filtreleri görünür tutun
TÜRKPATENT araştırma ekranında isim eşleşmesi ve sınıf seçimleri vardır. Günlüğe yalnızca kelimeyi yazıp bu seçimleri atlamak, kapsamın olduğundan geniş görünmesine neden olabilir. Filtre değiştirdiğinizde eski satırın üzerine yazmak yerine yeni satır açın. İlk taramada fark edilmeyen bir sonucun neden ikinci taramada göründüğü böylece açıklanabilir.
Ekran görüntüsünü destekleyici kayıt olarak saklayabilirsiniz; fakat görüntü adı tek başına yeterli değildir. Dosya numarasını metin olarak da kaydedin. Görüntüdeki tarih, seçili filtre ve isim okunmuyorsa sonradan araştırmanın neyi kapsadığını göstermekte zorlanırsınız. Kaynak bağlantısını ve erişim tarihini aynı satıra eklemek bu sorunu azaltır.
Kurgu örnek: üç sorgu, üç farklı not
Varsayımsal “Mavi İzlek” adını bir ürün serisi için düşünen ekip, ilk satırda tam adı aradığını kaydediyor. İkinci satırda “İzlek” kelimesiyle daha geniş bir tarama yapıyor. Üçüncü satırda ürün kapsamını netleştirdikten sonra ilgili filtreleri değiştiriyor. Bu örnekte gerçek arama yapılmış veya belirli bir sonuca ulaşılmış değildir.
Ekip her satıra “ilgili kayıt yok” gibi belirsiz bir ifade yazmak yerine “şu sorgu ve filtrelerde incelemeye alınan kayıtlar” başlığı kullanır. Detayına henüz bakılmayan bir kaydı da tamamlanmış inceleme gibi göstermez. Böylece dosyayı devralan kişi yapılmış iş ile açık işi ayırt edebilir.
Araştırma dosyasını ne zaman yeniden açmalı?
- İsim, logo veya kullanılan ikinci kelime değiştiğinde.
- Ürün ve hizmet listesine yeni bir faaliyet eklendiğinde.
- Türkiye dışındaki bir ülke satış planına girdiğinde.
- Araştırmayla başvuru kararı arasında yeniden kontrol ihtiyacı doğduğunda.
Yeniden kontrol tarihini iş planına göre belirleyin; herkese uyan sabit bir geçerlilik süresi yazmayın. Önceki notu silmeden yeni değerlendirmeye bağlayın. Son dosyada tamamlanmamış sorguları ayrıca göstermek, toplantı sırasında yalnızca olumlu görünen kayıtların okunmasını önler. Karar veren kişinin hangi belirsizlikleri gördüğü anlaşılır kalır.
Sık sorulan sorular
Sonuç sayısını kaydetmek yeterli mi?
Hayır. Sayı hangi kayıtların neden önemli olduğunu açıklamaz. İncelemeye alınan kayıtların numarası ve seçilme gerekçesi daha kullanışlıdır.
Günlük tutmak araştırmayı hukuki görüşe dönüştürür mü?
Hayır. Günlük yöntemi belgeler. Bulguların değerlendirilmesi ayrı iştir; sonuçları aktarırken raporda bulunması gereken alanları kullanabilirsiniz.