Marka başvurusunu takip etmek, ara sıra sonuç ekranına bakmaktan daha düzenli bir çalışma gerektirir. Dosyada hangi işlemin göründüğü, hangi belgenin geldiği ve kim tarafından değerlendirileceği açık olmalıdır. Bir yayını, kararı ve sizden istenen cevabı aynı “itiraz süresi” başlığı altında toplamayın. Başlangıç tarihinin hangi olaya bağlandığını anlamadan takvime süre eklemek hata doğurabilir.
1. Dosya kimliğini sabitleyin
Takip tablosunda başvuru numarası, işaretin adı, başvuru sahibi ve iletişim sorumlusu bulunsun. Aynı işletmenin birden fazla dosyası varsa her biri ayrı satırda yer alsın. Sadece marka adı kullanılması, benzer isimli veya farklı sürümlü başvuruların karışmasına yol açabilir. Numara ve belgeyi birlikte kontrol etmek bu karışıklığı azaltır.
Kayıt sorgulamak için TÜRKPATENT araştırma ve dosya takibi ekranı kullanılabilir. Ekranda gördüğünüz kısa bilgiyi ilgili belgeyle ilişkilendirin. Görmediğiniz bir bildirimin içeriğini durum etiketinden tahmin etmeyin; tam metne ihtiyaç varsa bunu açık iş olarak kaydedin.
2. Yayıma itiraz ile karara itirazı ayırın
6769 sayılı Kanun'un 18. maddesinde yayıma itiraz için başlangıç, marka başvurusunun yayımıdır; süre iki aydır. Kurum kararına itiraz ise kararın bildiriminden itibaren iki aylık süreyle ele alınır. Bu ikinci ayrım TÜRKPATENT'in yeniden inceleme açıklamasında da belirtilir.
Bu nedenle bütün itirazları “başvuru sonuçlandıktan sonra iki ay” diye genellemek doğru değildir. Başvuru sahibinden istenen görüş veya başka bir işlem söz konusuysa o bildirimin türü ve dayanağı ayrıca okunmalıdır. Süre hesabını yalnızca bu kısa özetten yapmayın; somut belgenin tarihi ve ilgili işlem koşulları kontrol edilmelidir.
3. Takip tablosuna sonraki işi yazın
Her olay için tarih, işlem türü, kaynak belge ve yapılacak iş alanı açın. “Bekliyor” tek başına yeterli değildir: kimin hangi bilgiyi beklediğini belirtin. Değerlendirme tamamlandıysa karar notunu, tamamlanmadıysa açık soruyu yazın. Gelen bir mesajın görüldüğünü işaretlemek, cevap veya ödeme işleminin tamamlandığını göstermez.
Kurgu örnek: iki bildirim tek takvime nasıl alınır?
Varsayımsal bir işletmenin A başvurusu için yayın bilgisi, B başvurusu için bir karar bildirimi bulunduğunu düşünelim. Gerçek başvuru veya kesin tarih hesabı anlatılmamaktadır. İşletme A kaydında yayın bilgisini, B kaydında kararın bildirim bilgisini saklar. İki dosyaya aynı başlangıç tarihi yazmaz.
Her biri için belgeyi okuyacak kişiyi ve kontrol görevini belirler. Gerekli değerlendirme yapılmadan hazır bir cevap metni göndermez. Belgeler farklı kişilere ulaşmışsa ortak dosyada toplar. Böylece bir kişinin tatilde olması veya görevin değişmesi, bilginin tamamen kaybolmasına yol açmaz.
4. Tamamlanan işlemi çıktı ile eşleştirin
Gönderim, ödeme ve dosyaya yansıma bilgilerinin hangi işleme ait olduğunu saklayın. Özellikle birden çok dosyada aynı gün işlem yapılıyorsa çıktı adında numara bulunsun. Sonraki kontrol tarihini de görev listesine ekleyin. Takip düzeni süreci görünür kılar; kabul, ret veya belirli tarihte sonuç garantisi sağlamaz.
Sık sorulan sorular
Her itirazın süresi aynı yerden mi başlar?
Hayır. Yayım ve kararın bildirilmesi farklı başlangıçlardır. Önce işlem türü ve ilgili belge belirlenmelidir.
İtiraz bildirimi gelirse ilk ne hazırlamalıyım?
Başvuru numarası, bildirimin tam metni, ekleri ve size ulaştığı bilgiyi bir araya getirin. İtiraz geldiğinde hazırlık rehberi sonraki görüşmeyi düzenler.