Yeni bir marka başvurusu hazırlamakla mevcut tescilin yenilenmesini takip etmek aynı işlem değildir. İşletmenin birden fazla markası olduğunda bu iki konu aynı toplantıda konuşulabilir; yine de dosyaları ve takvimleri ayrı tutulmalıdır. Bu rehber, marka portföyünde hangi işin hangi kayıt için yapılacağını belirlemeye odaklanır. Eski bir başvuru listesine yenileme tarihlerini eklemekle yetinmeyin.
Her iş için kayıt türünü belirleyin
Henüz başvurulmamış bir aday için isim, işaret sürümü, faaliyet listesi ve başvuru sahibi üzerinde çalışılır. Mevcut markada ise başvuru veya tescil numarası, koruma bilgileri, kayıt sahibi ve güncel işlem ihtiyacı öne çıkar. Yeni ürün planını mevcut kaydın kapsamıyla karşılaştırırken aynı adın kullanılmasının bütün işleri kendiliğinden çözdüğünü varsaymayın.
Tablonun ilk sütununa “yeni aday”, “devam eden başvuru” veya “mevcut tescil” yazabilirsiniz. İkinci sütuna yapılması istenen işi ekleyin. Böylece tasarım ekibi bir isim adayını tartışırken dosya sorumlusu aynı toplantıda farklı bir kaydın yaklaşan tarihini kaybetmez. Ayrı dosyaları aynı marka adıyla kaydetmek yerine numara veya aday kodu kullanın.
Yenilemede altı ay önceyi son tarih sanmayın
6769 sayılı Kanun'un 23. maddesi, yenileme talebi ve ödeme bilgisinin koruma süresinin bitiminden önceki altı ay içinde sunulmasını düzenler. Bu dönem kaçırılırsa bitimden sonraki altı ay içinde ek ücretle yenileme imkânı öngörülür. Dolayısıyla “yenilemenin son günü bitişten altı ay öncedir” şeklindeki anlatım doğru değildir.
Kendi kaydınızın tarihini sicil bilgileri ve somut dosya üzerinden doğrulayın. Takvimde işlem hazırlığı için daha erken bir iç hatırlatma kurabilirsiniz; fakat bu hatırlatma tarihini kanuni son gün gibi adlandırmayın. Yenileme rehberi ilgili kontrol noktalarını ayrıntılandırır.
Kurgu örnek: iki marka, iki ayrı görev
Varsayımsal bir işletmenin eskiden tescil edilmiş A markası ve yeni ürün için düşündüğü B adayı olsun. Gerçek kayıt veya tarih hesabı anlatılmamaktadır. A için yenileme kapsamı ve dosya tarihleri kontrol edilir. B için isim araştırması, ürün açıklaması ve başvuru sahibi hazırlanır.
İşletme tek bir “marka işlemleri” satırı yerine iki görev açar. A satırında mevcut kayıt numarası ve doğrulanacak tarihler bulunur. B satırında başvuru numarası henüz yoktur; ilgili alan boş bırakılır. Böylece bir dosyanın ücret veya bildirim bilgisi diğerine yanlışlıkla uygulanmaz.
İşlem tamamlandı bilgisini kanıtıyla saklayın
Görev listesine yalnızca “ödendi” yazmak yerine hangi işlem için ödeme yapıldığını ve hangi kayıtla bağlantılı olduğunu gösterin. Talep gönderimi, ödeme ve işlemin dosyada görülmesi ayrı kontrol noktaları olabilir. Dekontu veya işlem çıktısını erişilebilir bir klasörde saklayın; belgenin kendisiyle takvim notu birbirine bağlı olsun.
Bir sorumlu değiştiğinde açık görevlerin listesini devredin. Tarih konusunda belirsizlik varsa işaretleyin ve açıklığa kavuşturun. Dosyaya özgü bilgilerin tamamlanması, genel bir blog yazısındaki süreyi tahmin yoluyla takvime koymaktan daha güvenilir bir hazırlıktır. Bu düzen işlemin sonucu için garanti oluşturmaz.
Sık sorulan sorular
Erken iç hatırlatma koymak yanlış mı?
Hayır. Hazırlığa zaman ayırmak için yararlıdır. Ancak iç hatırlatma ile mevzuattaki başvuru dönemi ve son günü farklı alanlarda gösterin.
Yeni ürün çıkınca yalnızca yenileme yapmak yeterli mi?
Yeni faaliyetin mevcut kapsamla ilişkisi ayrıca incelenmelidir. İşlem türüne karar vermeden ürün listesini ve mevcut kaydı birlikte değerlendirin.